Das Thema ist in aller Munde: Covid-19 ist nun endgültig in Deutschland angekommen und viele Unternehmen sorgen sich um die wirtschaftlichen Auswirkungen. Was bedeutet das für den e-Commerce? Laut einer Umfrage des Branchenverbands bevh sind fast 90% der e-Commerce-Händler von den Auswirkungen von Covid-19 betroffen.

Doch kein Grund zur Panik: Für kaum eine Branche fallen die Auswirkungen von Quarantänemaßnahmen so gering aus und durch sofortiges Handeln und durch schnelles Handeln und ein paar einfache Maßnahmen können die meisten Probleme vermieden werden. Dafür haben wir in diesem Artikel fünf Tipps zusammengetragen, die Dir helfen können, schnell auf die neue Situation zu reagieren.

 

Mitarbeiter & Kunden schützen und den Betrieb aufrechterhalten

Um den Betrieb aufrechtzuerhalten sollte an oberster Stelle  natürlich der Schutz Eurer Mitarbeiten und Kunden vor einer Ansteckung stehen. Dies ist notwendig um Euren Betrieb aufrecht zu erhalten.

Dabei muss zwischen Büro- und Lagermitarbeitern unterschieden werden. Für das Büro empfehlen wir, falls noch nicht geschehen, eine schnelle Umstellung auf das Home Office. Mit einem strukturierten Set-Up führt dies keineswegs zu Produktivitätsverlusten, wie oft befürchtet.

  • Nutzt ein einheitliches Tool für den Video Chat. Es gibt eine Vielzahl von sehr guten Programmen, viele davon sind aufgrund der Corona-Krise zurzeit kostenlos verfügbar. 
  • Vereinbart tägliche all-hands standups, in denen jeder Mitarbeiter in wenigen Worten sagt, was die jeweiligen Aufgaben und Ziele des Tages sind. 
  • Eröffnet ein “Virtual Office”, ein Videochatroom, der ganztägig verfügbar ist und  den persönlichen und informellen Austausch zwischen Mitarbeitern in Pausen ermöglicht.  
  • Etabliert eine Kultur der “Überkommunikation” und “Überdokumentation”. Das größte Problem der Arbeit von Zuhause ist, dass Informationen leichter verloren gehen. 
  • Habt Verständnis, wenn Mitarbeiter Kinder zuhause haben und mit der Situation nicht sofort zurechtkommen.

Solltet Ihr selbst ein Lager betreiben, ist es von essentieller Bedeutung, sicherzustellen, dass Eure Mitarbeiter und Kunden vor Ansteckung geschützt sind und ihr den Betrieb aufrecht erhalten könnt.

  • Führt rigorose Hygieneregeln ein. Schaubilder im Bad und an Türen sowie regelmäßige Kontrollen, ob Seife und Trockentücher aufgefüllt sind, helfen dabei, dass die Regeln eingehalten werden. Stellt zusätzlich Plastikhandschuhe und Desinfektionsmittel bereit. 
  • Trennt strikt Mitarbeitergruppen und arbeitet in verschiedenen, klar abgegrenzten Schichten. So kann umgangen werden, dass ein Krankheitsfall den gesamten Betrieb für mehrere Wochen lahmlegt. 
  • Informiert Eure Mitarbeiter, dass sie selbst mit leichten Krankheitssymptomen zuhause bleiben sollen.
  • Versucht das Ansteckungsrisiko außerhalb des direkten Arbeitsumfeldes zu minimieren. Organisiert zum Beispiel Fahrgemeinschaften unter Mitarbeitern, damit öffentliche Verkehrsmittel vermieden werden können. Sensibilisiert Eure Mitarbeiter, abgesehen vom Arbeitsweg das Haus nicht zu verlassen und soziale Kontakte soweit möglich zu vermeiden.

Abschließend ein Punkt, der oft vergessen wird: Viele Mitarbeiter machen sich vermutlich Sorgen oder haben Ängste. Gerade die Einsamkeit kann Menschen sehr zusetzen- Bietet Euren Angestellten darum emotionale Unterstützung an, zeigt Ihnen, dass Euer Unternehmen für sie da ist und versucht, auch im Home Office möglichst umfangreichen Austausch, auch über private Themen, anzuregen.

Klar gegenüber Kunden, Lieferanten und Dienstleistern kommunizieren

Gerade jetzt ist eine klare Kommunikation das A und O.
Die Kunden verstehen, dass es unter den derzeitigen Umständen zu Verzögerungen in der Lieferkette kommen kann. Ebenso ist es nachvollziehbar für Eure Lieferanten, wenn beispielsweise die Abnahmezahlen geringer ausfallen als erwartet. Solange Ihr die Situation offen kommuniziert, müsst Ihr Euch keine Sorgen um negative Bewertungen, geschädigte Geschäftsbeziehungen oder wegfallende Bestandskunden machen.

Besonders in der Kommunikation mit Kunden ist es nun möglich zu punkten: Durch Offenheit und schnellen Support könnt ihr Euch vom Wettbewerb abheben und zeigen, dass Euch Eure Kunden wichtig sind.

  • Kommuniziert veränderte Lieferzeiten bereits vor dem Kauf. Ihr seid Euch nicht sicher, ob ihr pünktlich liefern könnt? Platziert einen klaren Hinweis direkt auf der Webseite. 
  • Stockt das Supportteam auf. Überlegt Euch, ob Ihr Mitarbeiter habt, die aufgrund der aktuellen Situation weniger zu tun haben und den Support unterstützen könnten. 
  • Denkt über eine kurzfristige Automatisierung des Kundenkontakts nach. Chatbots können zum Beispiel schnell und unkompliziert implementiert werden. Dies beschleunigt die Antwortzeit und macht gleichzeitig die Arbeit Eures Support-Personals effizienter.  
  • Versucht die Situation nicht kleinzureden oder totzuschweigen. Schreibt in Euren Newsletter, wie Euch die Situation betrifft. Schafft Verständnis und Gemeinschaftsgefühl, vor allem bei Euren Bestandskunden.

Man sollte jedoch nicht vergessen, dass potenzielle Auswirkungen auf Eurer Unternehmen nicht nur Euch betreffen, sondern auch eine Vielzahl anderer Unternehmen, mit denen Ihr arbeitet. In dieser Krise ist es besonders wichtig, dass alle an einem Strang ziehen.

  • Schreibt jedem Schlüsselpartner eine kurze E-Mail, wie ihr die Situation einschätzt und welche Auswirkungen auf die Zusammenarbeit zu erwarten sind. 
  • Seid ehrlich, selbst wenn es wehtut! Wenn abzusehen ist, dass Transporte oder Dienstleistungen wegfallen, zum Beispiel aufgrund von Lieferengpässen, kommuniziert das frühzeitig. So kann der jeweilige Partner seine Planung anpassen und schnell reagieren. 
  • Tauscht Euch aus. In vielen Fragen stehen Eure Partner ähnlichen Problemen gegenüber wie Ihr. Ein regelmäßiger Austausch kann helfen, optimale Lösungswege zu finden.

Risiken identifizieren und Alternativen vorbereiten

Um Euer Unternehmen gut durch diese Zeit zu führen, ist ein effizientes Risikomanagement wichtig. Hierzu sollte in der nächsten Zeit ein umfangreicher Business Continuity Plan entwickelt (oder, wenn bereits vorhanden, aktualisiert) werden. Kurzfristig hilft die Szenario-Analyse. So seid ihr auf alle Fälle vorbereitet und könnt abschätzen, welche Folgen unterschiedliche zukünftige Entwicklungen haben werden.

  • Erstellt einen umfangreichen Plan für den Best Case, den Trend-Case und den Worst Case.
  • Versucht, nicht nur rein finanzielle Aspekte zu betrachten. Auch andere Bereiche sind wichtig: Wie wirkt sich das Szenario auf die Mitarbeiter-Moral aus?  Was sind die eventuellen Auswirkungen auf Kundenrezensionen? Wie verändert sich die Beziehung zu Lieferanten? Was wäre die Konsequenz für Euer Markenimage?
  • Schaut genau auf die Kostenseite – wie verändern sich in den jeweiligen Szenarien die variablen Kosten und wie können die Fixkosten angepasst werden? Welche laufenden Verträge sind schnell kündbar? Inwieweit kann im Notfall Kurzarbeit eingesetzt werden? 
  • Überlegt Euch Alternativen. Alternativen sollten sowohl auf Mikro-Ebene (Was passiert, wenn sich ein Mitarbeiter im Lager infiziert?) als auch auf Makro-Ebene (Was passiert, wenn die Nachfrage für zwei Jahre einbricht?) entwickelt werden.

Lieferkette planen und Ausfällen entgegenwirken

Viele wichtige Produktionsländer leiden derzeit unter den wirtschaftlichen Folgen des Coronavirus und Unterbrechungen in der Lieferkette sind ein häufiges Problem. Um dem entgegenzuwirken und eine schnelle Anpassung zu ermöglichen, gibt es mehrere Punkte, die zu beachten sind.

  • Behaltet Euren Lagerbestand tagesaktuell im Blick, um früh reagieren zu können, wenn sich eine möglich Out-of-Stock-Situation abzeichnet. 
  • Haltet regelmäßig Rücksprache mit Euren Spediteuren, um zu überprüfen, ob Lieferzeiten eingehalten werden können. 
  • Die Situation ändert sich zurzeit extrem schnell: Überprüft mindestens täglich die Situation in Euren Produktionsländern. Informiert euch auch über mögliche Alternativen.
  • Auch wenn die Logistik in der Regel nicht direkt von staatlichen Eindämmungsmaßnahmen betroffen ist, können Staus an den Grenzen zu Verzögerungen und Ausfällen in der Lieferkette führen.

Liquidität sichern

Selbst wenn sich die Situation weiter verschlechtert und ihr finanziell massiv darunter leidet, heißt dies nicht, dass eine Insolvenz zwingend eintreten wird. Jedoch gilt es, sich möglichst frühzeitig mit liquiditätsschaffenden Maßnahmen zu beschäftigen. Hausbank und Steuerberater können hier wertvolle Hilfen sein.

Um auf den Anfang zurückzukommen: Keine Panik! Mit den oben genannten Tipps solltet Ihr auf der guten Seite sein. Vergesst auch nicht, dass die e-Commerce Branche vermutlich sogar gestärkt aus dieser Krise herausgehen wird – durch die Digitalisierung hat die Branche einen klaren Vorteil gegenüber klassischen Unternehmen. Nielsen-Experten erwarten für die nächste Phase des Corona-Virus sogar eine Verlagerung des Konsums hin zum Onlineshopping. Daher, wie Einstein einst sagte: In the midst of every crisis lies great opportunity.

Unsere Mitarbeiter können die Eindrücke von verschiedensten Kunden und Partnern sammeln und helfen Euch daher gerne bei allen Fragen rund um die Auswirkungen von Covid-19 auf Euer Geschäft und Eure Logistik.

Kima hat zusammen mit unserem Operations Team, unseren Kunden und unseren Partnern umfangreiche Einblicke in Best Practices im Umgang mit Covid-19 für Unternehmen gesammelt. Sie beantwortet gerne Eure Fragen rund um alle Auswirkungen, die Covid-19 auf Euer Geschäft hat und unterstützt Euch bei Fragen zu allen Bereichen, auch außerhalb der Lagerlogistik.

 

kima.harring@warehousing1.com

Axel verantwortet bei uns die Covid-19-Task-Force, die innerhalb von wenigen Stunden Lösungen für Unternehmen bereitstellt, die aufgrund von Covid-19-Ausfällen kurzfristig Alternativen benötigen. Dank unseres flexiblen Netzwerks können wir in der Regel innerhalb von 24h eine Alternative implementieren. Selbstverständlich kümmern wir uns auch um die Rückführung der Waren zu Eurem Dienstleister, wenn beispielsweise ein Ausfall überwunden ist.

 

axel.walldorf@warehousing1.com

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