Covid-19 – Keine Panik! 5 Tipps für Onlineshops, die Krise zu bewältigen

Das Thema ist in aller Munde: Covid-19 ist nun endgültig in Deutschland angekommen und viele Unternehmen sorgen sich um die wirtschaftlichen Auswirkungen. Was bedeutet das für den e-Commerce? Laut einer Umfrage des Branchenverbands bevh sind fast 90% der e-Commerce-Händler von den Auswirkungen von Covid-19 betroffen.

Doch kein Grund zur Panik: Für kaum eine Branche fallen die Auswirkungen von Quarantänemaßnahmen so gering aus und durch sofortiges Handeln und durch schnelles Handeln und ein paar einfache Maßnahmen können die meisten Probleme vermieden werden. Dafür haben wir in diesem Artikel fünf Tipps zusammengetragen, die Ihnen helfen können, schnell auf die neue Situation zu reagieren.

 

Mitarbeiter & Kunden schützen und den Betrieb aufrechterhalten

Um den Betrieb aufrechtzuerhalten sollte an oberster Stelle  natürlich der Schutz  Ihrer Mitarbeiter und Kunden vor einer Ansteckung stehen. Dies ist notwendig, um Ihren Betrieb aufrecht zu erhalten.

Dabei muss zwischen Büro- und Lagermitarbeitern unterschieden werden. Für das Büro empfehlen wir, falls noch nicht geschehen, eine schnelle Umstellung auf das Home Office. Mit einem strukturierten Set-Up führt dies keineswegs zu Produktivitätsverlusten, wie oft befürchtet.

• Nutzen Sie ein einheitliches Tool für den Video Chat. Es gibt eine Vielzahl von sehr guten Programmen, viele davon sind aufgrund der Corona-Krise zurzeit kostenlos verfügbar. 
• Vereinbaren Sie tägliche all-hands standups, in denen jeder Mitarbeiter in wenigen Worten sagt, was die jeweiligen Aufgaben und Ziele des Tages sind. 
• Eröffnen Sie ein “Virtual Office”, einen Videochatroom, der ganztägig verfügbar ist und  den persönlichen und informellen Austausch zwischen Mitarbeitern in Pausen ermöglicht.  
• Etablieren Sie eine Kultur der “Überkommunikation” und “Überdokumentation”. Das größte Problem der Arbeit von Zuhause ist, dass Informationen leichter verloren gehen. 
• Haben Sie Verständnis, wenn Mitarbeiter Kinder zuhause haben und mit der Situation nicht sofort zurechtkommen.

Sollten Sie selbst ein Lager betreiben, ist es von essentieller Bedeutung, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter und Kunden vor Ansteckung geschützt sind und Sie den Betrieb aufrecht erhalten können.

• Führen Sie rigorose Hygieneregeln ein. Schaubilder im Bad und an Türen sowie regelmäßige Kontrollen, ob Seife und Trockentücher aufgefüllt sind, helfen dabei, dass die Regeln eingehalten werden. Stellen Sie zusätzlich Plastikhandschuhe und Desinfektionsmittel bereit. 
• Trennen Sie strikt Mitarbeitergruppen und arbeiten Sie in verschiedenen, klar abgegrenzten Schichten. So kann umgangen werden, dass ein Krankheitsfall den gesamten Betrieb für mehrere Wochen lahmlegt. 
• Informieren Sie Ihre Mitarbeiter, dass sie selbst mit leichten Krankheitssymptomen zuhause bleiben sollen.
• Versuchen Sie, das Ansteckungsrisiko außerhalb des direkten Arbeitsumfeldes zu minimieren. Organisiert zum Beispiel Fahrgemeinschaften unter Mitarbeitern, damit öffentliche Verkehrsmittel vermieden werden können. Sensibilisieren Sie Ihr Mitarbeiter, abgesehen vom Arbeitsweg das Haus nicht zu verlassen und soziale Kontakte soweit möglich zu vermeiden.

Abschließend ein Punkt, der oft vergessen wird: Viele Mitarbeiter machen sich vermutlich Sorgen oder haben Ängste. Gerade die Einsamkeit kann Menschen sehr zusetzen – Bieten Sie Ihren Angestellten darum emotionale Unterstützung an; zeigen Sie ihnen, dass das Unternehmen für sie da ist und versuchen Sie, auch im Home Office möglichst umfangreichen Austausch, auch über private Themen, anzuregen.

Klar gegenüber Kunden, Lieferanten und Dienstleistern kommunizieren

Gerade jetzt ist eine klare Kommunikation das A und O.
Die Kunden verstehen, dass es unter den derzeitigen Umständen zu Verzögerungen in der Lieferkette kommen kann. Ebenso ist es nachvollziehbar für Ihre Lieferanten, wenn beispielsweise die Abnahmezahlen geringer ausfallen als erwartet. Solange Sie die Situation offen kommunizieren, müssen Sie sich keine Sorgen um negative Bewertungen, geschädigte Geschäftsbeziehungen oder wegfallende Bestandskunden machen.

Besonders in der Kommunikation mit Kunden ist es nun möglich zu punkten: Durch Offenheit und schnellen Support können Sie sich vom Wettbewerb abheben und zeigen, dass Ihnen Ihre Kunden wichtig sind.

• Kommunizieren Sie veränderte Lieferzeiten bereits vor dem Kauf. Sie sind sich nicht sicher, ob Sie pünktlich liefern können? Platzieren Sie einen klaren Hinweis direkt auf der Webseite. 
• Stocken Sie das Supportteam auf. Überlegen Sie sich, ob Sie Mitarbeiter haben, die aufgrund der aktuellen Situation weniger zu tun haben und den Support unterstützen könnten. 
• Denken Sie über eine kurzfristige Automatisierung des Kundenkontakts nach. Chatbots können zum Beispiel schnell und unkompliziert implementiert werden. Dies beschleunigt die Antwortzeit und macht gleichzeitig die Arbeit des Support-Personals effizienter.  
• Versuchen Sie, die Situation nicht klein zu reden oder totzuschweigen. Schreiben Sie in den Newsletter, inwiefern die Situation Sie betrifft. Schaffen Sie Verständnis und Gemeinschaftsgefühl, vor allem bei den Bestandskunden.

Man sollte jedoch nicht vergessen, dass potenzielle Auswirkungen auf das Unternehmen nicht nur Sie selbst betreffen, sondern auch eine Vielzahl anderer Unternehmen, mit denen Sie arbeiten. In dieser Krise ist es besonders wichtig, dass alle an einem Strang ziehen.

• Schreiben Sie jedem Schlüsselpartner eine kurze E-Mail, wie Sie die Situation einschätzen und welche Auswirkungen auf die Zusammenarbeit zu erwarten sind. 
• Seien Sie ehrlich, selbst wenn es wehtut! Wenn abzusehen ist, dass Transporte oder Dienstleistungen wegfallen, zum Beispiel aufgrund von Lieferengpässen, kommunizieren Sie das frühzeitig. So kann der jeweilige Partner seine Planung anpassen und schnell reagieren. 
• Tauschen Sie sich aus. In vielen Fragen stehen Ihre Partner ähnlichen Problemen gegenüber wie Sie selbst. Ein regelmäßiger Austausch kann helfen, optimale Lösungswege zu finden.

Risiken identifizieren und Alternativen vorbereiten

Um Ihr Unternehmen gut durch diese Zeit zu führen, ist ein effizientes Risikomanagement wichtig. Hierzu sollte in der nächsten Zeit ein umfangreicher Business Continuity Plan entwickelt (oder, wenn bereits vorhanden, aktualisiert) werden. Kurzfristig hilft die Szenario-Analyse. So sind Sie auf alle Fälle vorbereitet und können abschätzen, welche Folgen unterschiedliche zukünftige Entwicklungen haben werden.

• Erstellen Sie einen umfangreichen Plan für den Best Case, den Trend-Case und den Worst Case.
• Versuchen Sie, nicht nur rein finanzielle Aspekte zu betrachten. Auch andere Bereiche sind wichtig: Wie wirkt sich das Szenario auf die Mitarbeiter-Moral aus?  Was sind die eventuellen Auswirkungen auf Kundenrezensionen? Wie verändert sich die Beziehung zu Lieferanten? Was wäre die Konsequenz für das Markenimage?
• Schauen Sie genau auf die Kostenseite – wie verändern sich in den jeweiligen Szenarien die variablen Kosten und wie können die Fixkosten angepasst werden? Welche laufenden Verträge sind schnell kündbar? Inwieweit kann im Notfall Kurzarbeit eingesetzt werden? 
• Überlegen Sie sich Alternativen. Alternativen sollten sowohl auf Mikro-Ebene (Was passiert, wenn sich ein Mitarbeiter im Lager infiziert?) als auch auf Makro-Ebene (Was passiert, wenn die Nachfrage für zwei Jahre einbricht?) entwickelt werden.

Lieferkette planen und Ausfällen entgegenwirken

Viele wichtige Produktionsländer leiden derzeit unter den wirtschaftlichen Folgen des Coronavirus und Unterbrechungen in der Lieferkette sind ein häufiges Problem. Um dem entgegenzuwirken und eine schnelle Anpassung zu ermöglichen, gibt es mehrere Punkte, die zu beachten sind.

• Behalten Sie Ihren Lagerbestand tagesaktuell im Blick, um früh reagieren zu können, wenn sich eine möglich Out-of-Stock-Situation abzeichnet. 
• Halten regelmäßig Rücksprache mit Spediteuren, um zu überprüfen, ob Lieferzeiten eingehalten werden können. 
• Die Situation ändert sich zurzeit extrem schnell: Überprüfen Sie mindestens täglich die Situation in Ihren Produktionsländern. Informieren Sie sich auch über mögliche Alternativen.
• Auch wenn die Logistik in der Regel nicht direkt von staatlichen Eindämmungsmaßnahmen betroffen ist, können Staus an den Grenzen zu Verzögerungen und Ausfällen in der Lieferkette führen.

Liquidität sichern

Selbst wenn sich die Situation weiter verschlechtert und Sie finanziell massiv darunter leiden, heißt dies nicht, dass eine Insolvenz zwingend eintreten wird. Jedoch gilt es, sich möglichst frühzeitig mit liquiditätsschaffenden Maßnahmen zu beschäftigen. Hausbank und Steuerberater können hier wertvolle Hilfen sein.

• Halten Sie früh Rücksprache mit Ihrem Bankberater. Zusätzlicher Spielraum kann zum Beispiel durch die Verschiebung der Rückzahlung eines Kredites oder Factoring geschaffen werden. Vermieden werden sollte hingegen finanzielle Umschichtung und die Aufnahme unnötiger zusätzlicher Kredite.
• Prüfen Sie, welche geplanten Investitionen verschoben werden können. 
• Beantragen Sie frühzeitig staatliche Hilfen und Kredite. Es wird eine Vielzahl von  Programmen für KMU geben, die kurzfristig die Liquidität erhöhen. Für junge Unternehmen wird beispielsweise der ERP-Gründerkredit mit einer Risikoübernahme von bis zu 80% angeboten. Außerdem ist die Antragspflicht für die Insolvenz für solche Unternehmen ausgesetzt, die nur wegen der Pandemie in Schieflage geraten sind.
• Beantragen Sie Kurzarbeitergeld. Durch Kurzarbeit können Lohnkosten schnell heruntergefahren werden, ohne dass Ihre Mitarbeiter nachhaltig verloren gehen. Leiharbeitnehmer sind hier künftig eingeschlossen und es reicht, wenn 10% der Beschäftigten betroffen sind, damit die Regelungen greifen.

Um auf den Anfang zurückzukommen: Keine Panik! Mit den oben genannten Tipps sollten Sie auf der sicheren Seite sein. Vergessen Sie auch nicht, dass die eCommerce Branche vermutlich sogar gestärkt aus dieser Krise herausgehen wird – durch die Digitalisierung hat die Branche einen klaren Vorteil gegenüber klassischen Unternehmen. Nielsen-Experten erwarten für die nächste Phase des Corona-Virus sogar eine Verlagerung des Konsums hin zum Onlineshopping. Daher, wie Einstein einst sagte: In the midst of every crisis lies great opportunity.

Unsere Mitarbeiter können die Eindrücke von verschiedensten Kunden und Partnern sammeln und helfen Ihnen daher gerne bei allen Fragen rund um die Auswirkungen von Covid-19 auf Ihr Geschäft und Ihre Logistik.

Kima hat zusammen mit unserem Operations Team, unseren Kunden und unseren Partnern umfangreiche Einblicke in Best Practices im Umgang mit Covid-19 für Unternehmen gesammelt. Sie beantwortet gerne Eure Fragen rund um alle Auswirkungen, die Covid-19 auf Euer Geschäft hat und unterstützt Euch bei Fragen zu allen Bereichen, auch außerhalb der Lagerlogistik.   [email protected]

Axel verantwortet bei uns die Covid-19-Task-Force, die innerhalb von wenigen Stunden Lösungen für Unternehmen bereitstellt, die aufgrund von Covid-19-Ausfällen kurzfristig Alternativen benötigen. Dank unseres flexiblen Netzwerks können wir in der Regel innerhalb von 24h eine Alternative implementieren. Selbstverständlich kümmern wir uns auch um die Rückführung der Waren zu Eurem Dienstleister, wenn beispielsweise ein Ausfall überwunden ist.   [email protected]