IFS-Zertifizierung

Die IFS-Zertifizierung bestätigt, dass ein Unternehmen die Anforderungen eines der International Featured Standards (IFS) erfüllt. Diese Standards prüfen unter anderem Qualitäts- und Sicherheitsmanagement entlang der Lieferkette, insbesondere im Zusammenhang mit Lebensmitteln.

Für Unternehmen, die Lebensmittel oder verwandte Produkte lagern, verpacken oder transportieren lassen, ist die IFS-Zertifizierung eines der bekanntesten Nachweise für Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Logistikpartnern.

Was ist die IFS-Zertifizierung?

International Featured Standards, kurz IFS, ist eine Gruppe von Standards, mit denen Unternehmen entlang der Lieferkette auf Qualitäts- und Sicherheitsmanagement geprüft werden. Bekannt ist vor allem der IFS Food Standard für Lebensmittelhersteller. Von der Global Food Safety Initiative (GFSI) anerkannt sind neben IFS Food auch IFS Broker, IFS Logistics und IFS PACsecure.

Eine IFS-Zertifizierung wird durch ein Audit einer unabhängigen Zertifizierungsstelle vergeben. Dabei werden Prozesse, Dokumentation und Produktionsbedingungen anhand festgelegter Kriterien überprüft, mit besonderem Fokus auf Lebensmittelsicherheit und Prozessqualität.

IFS-Standards werden von IFS Management, einer Organisation mit mehreren europäischen Trägergesellschaften aus dem Einzelhandel, entwickelt und regelmäßig überarbeitet. Ziel ist es, entlang der Lieferkette ein einheitliches Prüfniveau zu schaffen, das von verschiedenen Handelsunternehmen gleichermaßen anerkannt wird.

IFS Food im Vergleich zu IFS Logistics und anderen Standards

Neben IFS Food gibt es weitere IFS-Standards für unterschiedliche Bereiche der Lieferkette. IFS Logistics richtet sich speziell an Unternehmen, die Lebensmittel oder andere sensible Produkte lagern, umschlagen oder transportieren, ohne sie selbst herzustellen, etwa Warehousing- und Fulfillment-Dienstleister.

Während IFS Food die Produktionsprozesse eines Herstellers betrachtet, prüft IFS Logistics vor allem Lager-, Umschlags- und Transportprozesse, etwa Hygiene, Temperaturführung und Rückverfolgbarkeit. Daneben existieren verwandte Standards wie IFS Broker oder IFS Wholesale/Cash & Carry für weitere Glieder der Lieferkette.

Auch andere Zertifizierungen wie ISO 9001 oder HACCP-Konzepte befassen sich mit Qualitäts- und Sicherheitsmanagement, verfolgen dabei jedoch teils andere Schwerpunkte und Prüfkriterien als die IFS-Standards.

Für Unternehmen, die mehrere Zertifizierungen gleichzeitig anstreben, lohnt sich ein Blick darauf, welche Anforderungen sich überschneiden. So lassen sich Audits teilweise kombinieren und der organisatorische Aufwand reduzieren.

Wie läuft eine IFS-Zertifizierung ab?

Ein Unternehmen, das eine IFS-Zertifizierung anstrebt, beauftragt zunächst eine akkreditierte Zertifizierungsstelle mit einem Audit. Im Rahmen dieses Audits werden Prozesse, Dokumentation und die tatsächliche Umsetzung von Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen vor Ort überprüft.

Auditierung und Bewertung

Auf Basis des Audits erhält das Unternehmen eine Bewertung, die zeigt, inwieweit die Anforderungen des jeweiligen IFS-Standards erfüllt werden. Eine erfolgreiche Zertifizierung ist in der Regel zeitlich befristet und erfordert regelmäßige Wiederholungsaudits, um die Gültigkeit zu erhalten.

Die genauen Kriterien, Bewertungsstufen und Gültigkeitszeiträume werden von IFS Management regelmäßig aktualisiert. Unternehmen sollten sich daher bei Bedarf direkt bei IFS oder einer Zertifizierungsstelle über die jeweils aktuellen Anforderungen informieren.

Zwischen den regulären Audits können zudem unangekündigte Kontrollen vorgesehen sein, um sicherzustellen, dass die geprüften Standards nicht nur zum Zeitpunkt des geplanten Audits, sondern dauerhaft eingehalten werden.

Praxisbeispiel

Ein Fulfillment-Dienstleister lagert und verpackt unter anderem Lebensmittel und Nahrungsergänzungsmittel für mehrere Onlinehändler. Um für Kunden aus diesem Bereich als vertrauenswürdiger Partner zu gelten, lässt sich das Unternehmen nach IFS Logistics zertifizieren.

Im Rahmen des Audits werden unter anderem Lagerbedingungen, Hygienekonzepte, Temperaturüberwachung und die Rückverfolgbarkeit von Chargen geprüft. Mit der bestandenen Zertifizierung kann der Dienstleister gegenüber (potenziellen) Kunden nachweisen, dass er definierte Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen erfüllt.

Für den Dienstleister bedeutet die Zertifizierung auch intern eine klarere Dokumentation von Abläufen, etwa bei Reinigungsplänen, Schädlingsbekämpfung oder der Schulung von Mitarbeitenden im Umgang mit sensiblen Waren.

Einsatz in Lagerhaltung, Fulfillment und E-Commerce

Die IFS-Zertifizierung spielt vor allem dort eine Rolle, wo Lebensmittel, Nahrungsergänzungsmittel, Kosmetik oder ähnlich sensible Produkte gelagert, kommissioniert oder transportiert werden.

• Lagerung und Umschlag von Lebensmitteln und Getränken
• Fulfillment für Nahrungsergänzungsmittel und Kosmetik
• Zentrallager mit hohen Hygieneanforderungen
• Nachweis von Qualitätsstandards gegenüber Handelspartnern
• Zusammenarbeit mit Herstellern, die selbst IFS-zertifiziert sind

Für viele Hersteller und Handelsunternehmen ist eine entsprechende Zertifizierung ihrer Logistikpartner Voraussetzung, um überhaupt zusammenzuarbeiten, insbesondere wenn diese selbst gegenüber dem Lebensmitteleinzelhandel Nachweise erbringen müssen.

Auch Fulfillment-Anbieter, die neben Lebensmitteln weitere sensible Warengruppen wie Kosmetik oder Nahrungsergänzungsmittel lagern, nutzen eine IFS-Zertifizierung teils, um ihr gesamtes Leistungsportfolio gegenüber unterschiedlichen Kundengruppen glaubwürdig darzustellen.

Planungsüberlegungen

Unternehmen, die eine IFS-Zertifizierung erwägen oder von Logistikpartnern verlangen, sollten vorab einige Punkte klären, um Aufwand und Nutzen richtig einzuschätzen.

• Welcher IFS-Standard für die eigenen Produkte relevant ist
• Ob bestehende Prozesse die Anforderungen bereits weitgehend erfüllen
• Aufwand für Vorbereitung, Audit und Wiederholungsaudits
• Anforderungen von Kunden oder Handelspartnern an Zertifizierungen
• Kombination mit weiteren Standards wie ISO oder HACCP

Eine realistische Einschätzung dieser Punkte hilft, die Zertifizierung sinnvoll in bestehende Qualitätsmanagementprozesse einzubetten, statt sie isoliert zu betrachten.

Auch die interne Kommunikation spielt eine Rolle: Mitarbeitende in Lager und Kommissionierung sollten frühzeitig verstehen, welche neuen oder angepassten Abläufe eine Zertifizierung mit sich bringt, damit diese im Alltag zuverlässig eingehalten werden.

Vorteile und Grenzen

Eine IFS-Zertifizierung bietet einen standardisierten, extern geprüften Nachweis für Qualitäts- und Sicherheitsmanagement und wird von vielen Herstellern und Handelsunternehmen als Referenzpunkt akzeptiert. Das kann die Zusammenarbeit mit neuen Partnern erleichtern.

Gleichzeitig ist eine Zertifizierung eine Momentaufnahme zum Zeitpunkt des Audits und ersetzt keine kontinuierliche interne Qualitätskultur. Zudem ist die Vorbereitung und Aufrechterhaltung einer Zertifizierung mit Aufwand und Kosten verbunden, die in Relation zum tatsächlichen Nutzen stehen sollten.

Für kleinere Unternehmen kann der Aufwand einer IFS-Zertifizierung im Verhältnis zum Auftragsvolumen hoch ausfallen. In solchen Fällen lohnt es sich, den erwarteten Nutzen, etwa neue Kundenbeziehungen, gegen die laufenden Kosten für Audits und Dokumentation abzuwägen.

Worauf sollten Unternehmen beim Anbietervergleich achten?

Beim Vergleich von Lager- und Fulfillment-Anbietern für sensible Produkte lohnt sich die Frage, ob und nach welchem IFS-Standard ein Anbieter zertifiziert ist und ob dieser Standard zum eigenen Produktportfolio passt. Je nach Partner unterscheiden sich Zertifizierungsumfang, Bewertungsergebnisse und Gültigkeitszeiträume.

Sinnvoll ist außerdem, sich aktuelle Zertifikate und Auditberichte vorlegen zu lassen und zu prüfen, ob diese noch gültig sind, statt sich allein auf die Nennung „IFS-zertifiziert“ zu verlassen.

Bedeutung für Warehousing und Fulfillment

Für Warehousing- und Fulfillment-Anbieter, die Lebensmittel oder ähnlich sensible Produkte handhaben, ist die IFS-Zertifizierung ein wichtiges Signal für Qualitäts- und Sicherheitsbewusstsein gegenüber Kunden und deren Handelspartnern.

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Warehousing1 unterstützt Unternehmen dabei, passende Lager- und Fulfillment-Partner anhand konkreter Anforderungen wie Produktkategorie, Zertifizierungen und Hygienestandards zu vergleichen und so eine fundierte Entscheidung zu treffen.